Dzień dobry, Moniko.
Zbyt wiele rzeczy naraz – spotkania, próby, koncerty, zajęcia, maile, pliki, checklisty, notatki, pomysły. Bywa tak, że wszystko to dzieje się w jednym dniu. A jeśli nawet nie, to nieustannie krąży w Twojej głowie. Bo przecież, choć koncert dopiero za dwa tygodnie, ciągle myślisz o tym, czy wystarczy prób, czy nikt nie zawiedzie, czy wszyscy się na nich pojawią, czy nikt się nie rozchoruje. Dopinasz szczegóły, rozmawiasz, korespondujesz, notujesz i odhaczasz zadania.
Przypuszczam, że jesteś jedną z osób, którym nie brakuje zajęć. Chyba większość z nas może tak o sobie powiedzieć. To znak czasów, w których żyjemy. W niektórych kręgach niebycie zapracowanym jest wręcz powodem do wstydu.
Ja chciałbym zaproponować nieco inną koncepcję:
porzucenie wielozadaniowości na rzecz uważności i głębokiego doświadczania,
stworzenie doskonałego systemu, który pozwoli ogarnąć to, co i tak ogarniać musimy.
„Imponujący” multitasking
Wielozadaniowość daje wrażenie, że działamy szybciej i skuteczniej.
Doraźnie może pomagać – przy drobnych sprawach, krótkich terminach, małych kryzysach. Ale jako codzienny tryb pracy prowadzi do błędów i wypalenia.
Umiejętność skutecznego zajmowania się wieloma sprawami naraz jest społecznie podziwiana i doceniana. Utrwala to w nas przekonanie, że:
tak należy pracować; taka praca ma wartość,
tylko w ten sposób osiągniemy coś znaczącego,
dzięki temu jesteśmy bardziej wartościowi (dla otoczenia i dla siebie).
Jednak każde przełączenie uwagi kosztuje.
Ludzki mózg nie jest stworzony do równoległego przetwarzania kilku złożonych zadań. Potrzebuje czasu i energii, by wrócić do poprzedniego wątku, a każda strata energii obniża jakość decyzji. Z czasem zaczynamy więc reagować zamiast planować.
I jeszcze jedna kwestia – jeśli robisz wiele rzeczy jednocześnie, nigdy nie jesteś w pełni w tym co robisz.
Zbuduj własny system
Skoro trudno Ci znacząco ograniczyć liczbę zadań, musisz znaleźć najlepszy sposób na ich zorganizowanie. Taki, który zmaksymalizuje Twoją skuteczność, nie drenując Cię z energii i uwalniając tyle czasu, ile tylko możliwe.
To nasz cel – odzyskać/zachować energię i uwolnić czas.
Zanim system zacznie działać sprawnie, do każdego jego elementu należy zastosować poniższy schemat:
poznać,
przetestować,
zmodyfikować,
wyciągnąć wnioski,
zadecydować.
W tej kolejności. Po to, aby stworzyć dla siebie system doskonały. Taki, który odpowiada naszym potrzebom, osobowości i wyzwaniom.
Żyjemy w erze cyfrowej, niosącej z sobą mnóstwo rozwiązań ułatwiających organizację życia zawodowego i prywatnego. Jednak przesyt bodźców i godziny spędzane przed ekranem skłaniają część z nas do powrotu do tradycyjnych, analogowych metod.
Powyższy schemat możesz z powodzeniem zastosować zarówno do aplikacji i programów w swoim komputerze, tablecie, czy smartfonie, jak i do papierowych notatników, kalendarzy, samoprzylepnych karteczek, dzienników, czy kieszonkowych checklist.
Większość osób ma zbyt wiele miejsc, w których trzyma informacje: notatki w trzech aplikacjach, zadania w czterech, pliki na pięciu dyskach. Dwa kalendarze, kilka notesów, mnóstwo kartek i karteczek.
Porządek zaczyna się wtedy, gdy system jest jeden i wszystkie elementy są logicznie powiązane. To właśnie multitool – zestaw kilku prostych narzędzi, które razem tworzą spójny system działania.
System analogowy – prostota i ograniczenia
Papierowy kalendarz, notatnik, teczka z dokumentami – dla wielu z nas to nadal najbardziej naturalny sposób pracy. Nie wymaga logowania, synchronizacji ani baterii. Pomaga się skupić i spowalnia myślenie na tyle, by decyzje były bardziej świadome. Uwalnia od męczącego i szkodliwego, zwłaszcza wieczorem, niebieskiego światła ekranu.
Warto jednak upewnić się:
czy w takim systemie potrafimy szybko znaleźć to, czego szukamy?
czy nie obciążamy się niepotrzebnie nosząc wszędzie ze sobą ciężki notatnik i kalendarz?
czy taki system rzeczywiście odpowiada na nasze potrzeby?
Dla jednych papier to narzędzie porządku i spokoju.
Dla innych – źródło frustracji, ponieważ trudno coś w nim odnaleźć albo utrzymać porządek.
Nie ma jednej recepty. Ważne, by narzędzie było proporcjonalne do zadań i stylu pracy, a cały system służył naszym życiowym priorytetom. Chcesz ograniczyć czas spędzany przed ekranem – sięgnij po notatnik. Chcesz niezawodnych przypomnień, bazy notatek z intuicyjnym wyszukiwaniem, cyfrowych dokumentów oraz kalendarza, którego nie musisz nosić – zorganizuj to w swoim smartfonie.
Uprość, zanim coś dodasz
Konstruując system cyfrowy pamiętaj, iż każda nowa aplikacja obiecuje, że „usprawni” Twoje życie. Rzadko kiedy to robi. Postaraj się więc znaleźć wartościowe narzędzia i przypisać je do swoich potrzeb oraz codziennych czynności.
Zanim zainstalujesz kolejną „rewelacyjną” aplikację, przeanalizuj, czy nie da się uzyskać tego samego za pomocą tych, z których już korzystasz. A może uda się rozwiązać problem szablonem, skrótem, regułą automatycznego porządkowania lub codziennym mikronawykiem?
Prostota nie oznacza rezygnacji z technologii, tylko jej świadome użycie.
Warto automatyzować to, co jest powtarzalne: np. porządkowanie załączników, przypomnienia, codzienne zadania. Ale równie ważne jest, by umieć wyłączyć wszystko to, co niepotrzebnie zajmuje uwagę.
Wybierz jedno miejsce na wszystkie notatki. Musisz móc szybko i łatwo odnaleźć potrzebne informacje.
Ustal strukturę folderów i nazw plików. Nadawaj nazwom porządek, hierarchię i konstruuj je tak, by móc odnajdywać elementy po fragmencie nazwy.
Stwórz prosty system zadań: zadania bez terminu, zrzuty myśli, pomysłów, przypomnień i notatek do regularnej segregacji, zadania na dziś, na jutro, na bieżący tydzień, na weekend.
Utrzymuj porządek w kalendarzu.
Nie wysyłaj wszystkiego. Udostępniaj, współpracuj online.
Zautomatyzuj to, co powtarzalne. Stwarzaj nawyki, upraszczaj czynności.
Zrezygnuj z reszty.
Mało efektowne? Być może, ale działa. Spróbuj!
Pocket MASTERCLASS #10
Obserwuj mistrzów. Szukaj jednak wśród nich Człowieka, a nie tylko dyrygenta czy lidera. Jeśli zamierzasz po prostu skopiować pomysły, podpatrzeć elementy techniki – możesz to zrobić i odejść. Nie ma jednak nic cenniejszego niż znalezienie mentora, który zasługuje na całą naszą uwagę, staje się punktem odniesienia, budzi nasz podziw w wielu aspektach. Artysta powinien być przede wszystkim pięknym, otwartym i mądrym Człowiekiem.
Dodaj komentarz